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打破部門墻,實現有效信息溝通

打破部門墻,實現有效信息溝通

【摘要】:
內部控制標準作為海關認證企業管理中的重要組成之一,包括進出口活動中單證流、信息流、物流真實性、準確性、合規性的管理控制及審核。單證流、信息流、物流貫穿企業多個部門,有可能經過采購、技術、生產計劃、生產、倉庫、財務等,最終傳遞到負責通關物流的部門。

1【案例背景】

內部控制標準作為海關認證企業管理中的重要組成之一,包括進出口活動中單證流、信息流、物流真實性、準確性、合規性的管理控制及審核。單證流、信息流、物流貫穿企業多個部門,有可能經過采購、技術、生產計劃、生產、倉庫、財務等,最終傳遞到負責通關物流的部門。

進出口活動中單證流、信息流、物流的傳遞流程、傳遞內容和時效、傳遞方式及三者的一致性等,都會影響企業的報關質量、關務風險控制及未來的AEO資質。

2【案例演示】

近期,海關組織某區域外資企業對特許權使用費的自我披露工作,要求某外資企業核查近3年的非貿付匯的特許權使用費是否應稅。該企業為電子產品殼體的生產單位,財務不定期對外支付特許權使用費,平均每年付款50萬歐元。

因特許權使用費的專業性很強,該公司決定邀請第三方輔導審計。在組織財務、法務、技術、關務部門會議中,我們發現一個現象。每筆特許權使用費的支出,由財務部根據協議計提并付匯;相關協議一般由公司高層直接簽署,或技術部門申請后經法務部審核簽署;公司的關務事務處理,特許權使用費自我披露工作則由物流部負責。以該企業對外支付的成品檢測費為例:


技術部門提出由境外公司檢測的需求后,法務部門做相關協議的審核,再由財務部按照特許權使用費向外管申請付匯、向稅務繳納相關稅費,至此該項工作完結。海關通過與稅務、外管的聯網核查,調查出企業特許權使用費的付匯清單,再要求關務部門完成自查工作。如圖所示,大家能看到明顯的“溝通空擋”:關務部門未在簽約、付款、繳稅等任環節有參與。因此,可以判斷在特許權使用費的信息溝通中,公司存在管理風險。

3【案例分析】

案例中,“重要信息溝通不暢”的原因在于:企業高層或財務、技術、法務部門未意識到特許權使用費的支付與海關事務相關。在整個工作流程中,每個部門各盡其職的完成本部門的工作,未考慮到該項費用可能存在關稅漏繳的風險,需要負責海關實物的關務部門介入。公司高管的關務風險意識還未達到,公司沒有關務風險管理體系,造成重要關務信息流的溝通斷層,不及時調整可能影響到未來公司的AEO資質。

4【案例延伸】

信息流的真實性、準確性將為企業關務實現低風險、高效率、及準確管理稅費成本的目的。津通與客戶合作的商品歸類審核,將商品信息描述與實物做確認,修改原商品信息描述錯誤的內容,重新歸類,為企業實現該商品降低稅費2萬元/月。

5【津通觀點】

在海關的AEO認證管理中規定“企業進出口業務管理流程設置合理、完備,涉及的貨物流、單證流、信息流能夠得到有效控制。”實現相關部門間信息溝通“到位”,津通建議: 

  1. 建立關務風險的控制體系,信息流與單證流、物流相結合,確保三方面內容的完整、真實、準確;梳理關務信息溝通的SOP。

  2. 打破公司的“部門墻”,明確不同部門的關務職責,使關務信息的溝通成為工作職責。

  3. 在以上2點實現的基礎上“事前規劃”,運用海關政策、高級認證企業的優勢,規劃公司的通關和物流,實現成本降低。

 

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